יצירת חיבור ומענה אמיתי לשטח – אתגרי הגבייה והכוח של מעגלי סוכנים

מעגלי סוכנים – יצירת חיבור ומענה אמיתי לשטח

כחלק מהמאמץ שלי לקדם את עולם מכירות השטח, אני מקיים בתקופה האחרונה מעגל סוכנים עם חברה מאוד גדולה במשק. החברה מעסיקה כמות גדולה של סוכני שטח בתעשיות ובתחומים שונים, מה שהוביל אותי לפצל את המעגלים לקבוצות קטנות יותר. כל מפגש עם קבוצה מתקיים אחת לחודש, בדרך כלל בסוף יום העבודה, ובמהלך המפגשים יש לי הזדמנות להכיר את הסוכנים באופן אישי ולהתמקד בצרכים שלהם.

מעגלי הסוכנים הללו הם הרבה יותר משיחות מקצועיות על מכירות. מדובר במפגשים שמאפשרים לסוכני השטח לא רק לציית להוראות אלא גם לפרוק בצורה נוחה ואוטנטית את התסכולים והאתגרים שהם חווים, מבלי לחשוש בכלל. היתרון הגדול במעגלים הללו הוא שהם מאפשרים לסוכנים לחלוק חוויות אישיות ומקצועיות, דבר שבונה ומחזק את מערכות היחסים ביניהם. בשיחות הללו, כל סוכן יכול לשתף ולהתמודד עם קשיים, גם באופן שולי וגם באופן ישיר, תוך התמקדות בהעצמה הדדית.

המטרה היא לא רק לשפר את תהליך המכירה עצמו, אלא ליצור שיח בין הסוכנים שיביא לפיתוח אישי ומקצועי, יצירת פתרונות משותפים וגם העצמת הארגון ככוח מחבר שמסייע לסוכני השטח במציאות המאתגרת והדינמית של כל יום עבודה.

מעגלים אלו מספקים את הכלים לא רק לשיפור ביצועים, אלא גם לצמיחה אישית, פתרון בעיות והתמודדות עם האתגרים המקצועיים והרגשיים שמאפיינים את עבודת הסוכן בשטח. בעיניי, זהו כלי חשוב שמחזק את תחושת השייכות וההזדהות של כל סוכן עם הארגון ומאפשר לו להיות הרבה יותר מעורב ואחראי להצלחתו האישית והארגונית.

---

התמודדות עם קשיים – כשלון בתקשורת פנים אל פנים עם אנשי גבייה

המעגלים של סוכני השטח העלו גורם בעייתי אחד, שהוא לא פחות משמעותי בהשפעתו על עבודת הסוכנים. החלטתי לצאת לשטח עם אחד הסוכנים ולראות את המצב בעצמי. ביקשנו שיחה עם אותו גורם אחראי על גביית הכספים, כאשר השאלה הייתה פשוטה – בקשה לדוח גיול חשבון של לקוח. כששוחחתי עם אותו גורם, נחרדתי מדרך ההתבטאות שלו. הוא דיבר בצורה קשה, כמו עריץ, כאילו הוא מנהל את הסוכנים. ההתבטאות שלו הייתה חצופה ומזלזלת כלפי הלקוחות. כל הלקוחות בעיניו היו בעייתיים, הוא לא האמין לאף אחד, ומפעיל לחצים בצורה צעקנית ובוטה.

בחרתי לא להביע עמדה באופן מיידי, אך לאחר חודש, החלטתי להצטרף לסוכן אחר ולחזור על אותה הפעולה. אומר בכנות הלב, שהבחור יהיה מקצוען ככל שיהיה, אני כל כך מבין את תחושת הסוכנים. אני אפילו בוטה יותר: הייתי בועט אדם כזה מהארגון. סוכני שטח עובדים קשה מאוד לבנות קשרים עם הלקוחות, הם לומדים עליהם אט אט, מי בעייתי ומי לא מבחינת מוסר תשלומים, ומבנים מערכת יחסים אמיתית. כשיש לחץ כזה, ומישהו מהמערכת מערער את האמון שבנינו, קשה מאוד להמשיך לשמור על אותם קשרים.

העבודה של גביית הכספים היא כמובן חשובה וקריטית, אך זה לא יכול להתבצע בדרך שפוגעת בצורה כל כך ישירה בסוכני השטח, תוך כדי עלבונות ללקוחותיהם. זה יוצר סביבה של חיכוכים, חוסר אמון ומתח. אני לא יועץ ארגוני, והייתי בספק איך להעביר את המסר למנהל המחלקה. הוא מודע לאופי הבעייתי של אותו גורם גבייה, וגם כבר החליף איתו לא מעט צעקות במסדרונות החברה.

באחת מהפגישות הדו-חודשיות שלנו, העליתי את הנושא. המנהל מודע לבעיה, אך הוא לא יודע כיצד לתת פתרון. מדובר בבעיה קשה לגיוס תחליף לפעילות כה מורכבת. הצעתי הצעה: לגייס גורם מתווך, אם לא חדש אז מתוך הארגון, איש קשר שירותי שיעמוד מול הסוכנים ויאפשר להם לקבל את המידע שהם צריכים. הוא ישלח להם התראות, יאתר אורות אדומים, אך בדרך אחרת. מישהו שגם ידע לשוחח עם לקוחות בנעימות ולשלוח מיילים בצורה מכובדת. לצערי, עדיין לא יושם פתרון זה, ומנסים לאתר את הגורם המתאים.

---

היתרונות והחסרונות במעגלי סוכנים

המעגלים עצמם, אותם מעגלי סוכנים שאני מקיים במסגרת העבודה עם חברות וארגונים שמעסיקות סוכני שטח , מבוססים על מפגשים חודשיים. המטרה המרכזית של המעגלים היא לא רק לשוחח על מכירות ויעדים, אלא גם להציע מקום לסוכנים להוריד את העומס הרגשי שהם נושאים על כתפיהם. עצם היכולת לפרוק את התסכולים והקשיים שבשיחות פרטיות עם חבריהם למקצוע מקנה להם כלים להמשיך בשטח בצורה הרבה יותר בריאה וממוקדת.

היתרון הגדול במעגלים הללו הוא היכולת ליצור חיבור אמיתי. לא מדובר במפגש של יועצים או מלווי ארגוניים, אלא בחיבור בין סוכני שטח שבאמת מבינים אחד את השני. כל סוכן נמצא בשטח בסיטואציה דינמית ומאתגרת, ומפגש כזה עוזר לו לפרוק את הלחצים ולהתמודד עם האתגרים שהיו לו במהלך החודש.

למרות שהמעגלים מספקים הזדמנות חשובה לשיתוף ולהתחזקות, ישנם קשיים גם בצורת העבודה הזו. פעמים רבות, סוכני שטח לא מכירים אחד את השני, ולא מצליחים להתחבר. זה יכול להוביל לתחושת בידוד, ולעיתים גם למרחק בין הסוכנים לבין חלק מהצוותים. כל אחד מהסוכנים מתמודד עם מציאות אחרת בשטח, ולכן צריך להיות מקום להכיר ולשתף את כל הקשיים.

---

החיבור לארגון ולגבייה – אתגרים נוספים

חלק מהקונפליקטים שהובילו לתסכול בעבודת השטח היו הקשיים עם הגבייה. כאשר סוכן שטח משקיע זמן ומאמץ רב בבניית קשרים עם הלקוחות, ולאחר מכן מישהו במערכת משדר מסר כזה של חוסר אמון כלפי הלקוחות, זה פוגע בסופו של דבר במערכת כולה. סוכני שטח צריכים להרגיש שיש להם את התמיכה המלאה גם בעבודה עם הלקוחות וגם מול כל החלקים בארגון.

למרות שהמעגלים מספקים תמיכה אישית, האתגרים בשטח לא תמיד מקבלים מענה מצד הגורמים האחראים על הגבייה. כשהחיבור בין סוכן השטח לגורם הגבייה לא טוב, זה מביא לעיתים למתחים מיותרים ולחוסר יעילות, מה שמפוגע בסופו של דבר במטרות הכלליות של הארגון.

---

לסיכום

בעבודה בשטח, לכל פרט יש משמעות, וכל קשר, כל שיחה, וכל מערכת יחסים משמשת בסיס להצלחה לאורך זמן. חשוב לשמור על גישה מכבדת ונעימה עם כל איש קשר, ולא לאפשר לגורמים חיצוניים להפר את הדינמיקה הבריאה. כשההבנה בין כל הצדדים קיימת, העבודה יכולה להתנהל בצורה הרבה יותר מקצועית וממוקדת.